Che tu sia uno stagista o un professionista di lunga esperienza, una delle abilità fondamentali per gestire con successo carichi di lavoro e scadenze è la capacità di organizzarsi e pianificare le attività in modo efficiente. Uno strumento che può fare la differenza nella tua quotidianeità è la “to-do list” o lista delle cose da fare.
Una to-do list ben elaborata ti permette di tenere traccia delle tue responsabilità, ordinarle a partire dalla più urgente e di conseguenza lavorare in modo più strutturato e tenendo a bada quell’orribile sensazione di ansia che potrebbe assalirti se costretto a lavorare in fretta appunto per non aver pensato ad un “piano di azione”.
Continua a leggere per non ripetere lo stesso errore.
- Inizia con uno strumento adeguato
Prima di tutto, scegli uno strumento che ti aiuti a creare e aggiornare la tua to-do list. Potresti utilizzare un semplice quaderno, un block notes, un'applicazione per la gestione delle attività, uno strumento online o un foglio di lavoro Excel. L'importante è che ti risulti facile da utilizzare e accessibile ovunque tu sia.
- Raccogli tutte le tue attività
Utilizzando lo strumento prescelto, prenditi del tempo per elencarce tutte le attività che devi svolgere in un arco di tempo. Questo può andare dalla singola giornata lavorativa alla settimana o addirittura al mese intero nel caso tu stia gestendo progetti più estesi. Non importa quanto piccole o grandi siano le attività, scrivile tutte. Questo passo ti aiuterà a liberare la mente dalle preoccupazioni e a ottenere una panoramica completa delle tue responsabilità.
- Semplicità e chiarezza
Quando scrivi le tue attività usa una linguaggio chiaro e semplice. La chiarezza nella descrizione delle attività rende più facile capire cosa devi fare senza perdere tempo. Dettaglia solo dove necessario.
- Dividi a seconda del tuo interlocutore
Ora che hai riunito in un solo documento il materiale che hai da sbrigare, potrebbe essere utile dividerlo in gruppi più piccoli a seconda della figura (collega, responsabile, cliente, ecc...) per cui hai necessità di completare una specifica attività. In questo modo, durante un’eventuale riunione di allineamento, ti basterà dare uno sguardo alla sezione della lista delle cose per questa specifica persona di modo da poter discutere eventuali domande senza dover frugare tra le email o gli appunti.
Bel risparmio di tempo. Non trovi?
- Prioritizza le attività
A questo punto, l’imperativo è stabilire le priorità. Identifica i compiti più urgenti e importanti e assegnale una priorità alta. Puoi dividere le attività in categorie come "urgente ed importante," "importante ma non urgente," "urgente ma non importante" e "non urgente e non importante" servendoti anche di pennarelli o evidenziatori digitali.
I colori contribuiranno a farti avvertire il carico di lavoro come meno pesante e più semplice da “digerire”.
- Stabilisci scadenze
Assegna scadenze realistiche a ciascuna attività. Questo ti aiuterà a mantenere un controllo più rigoroso sulla tua to-do list e ad evitare di procrastinare. Assicurati di rispettare queste scadenze per mantenere la tua lista organizzata.
- Aggiorna costantemente la tua lista & lavorare per blocchi di attività.
La tua to-do list non è un documento statico. Dovresti aggiornarla regolarmente. Aggiungi nuove attività, elimina quelle completate e rivedi le priorità in base alle circostanze cambianti. Dividi le attività più grandi in azioni più piccole intermedie utilzzando elenchi puntati e/o numerandole.
- Crea dei reminder
Diverse app di gestione delle attività (ma anche semplicemente Outlook e Microsoft Teams!) offrono la possibilità di inserire dei promemoria in calendario. Questi reminder permettono di ricordarti di un’attività da svolgere in una o più occasioni in un frangente temporale specifico. Usa questa funzione per assicurarti di non dimenticare le tue attività importanti.
- Sii flessibile
La vita al lavoro può essere imprevedibile. Sii disposto a modificare la tua to-do list se emergono nuove priorità o se le circostanze cambiano. La flessibilità è essenziale per adattarsi alle sfide quotidiane.
- Celebra i successi
Non dimenticare di celebrare i tuoi successi. Quando completi un progetto, in particolar modo se ti ha assorbito molto, prenditi un momento per apprezzare il lavoro svolto. Questo ti motiverà a continuare a essere produttivo e a pensare al tuo contributo come fondamentale per l’Azienda.
In conclusione, una to-do list ben elaborata è uno strumento indispensabile per gestire il lavoro in modo efficace.
E ora?
Buona pianificazione!
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