HR Operations Specialist: il medico di base del mondo HR

Ogni volta che dico che lavoro in HR la reazione più comune è: “Ah, quindi fai i colloqui!”.
Perciò mi tocca spiegare pazientemente che no, nella mia quotidianità non conduco interviste di lavoro… almeno per ora. E questo serve a dimostrare una cosa importante: non tutti gli HR si occupano di ricerca e selezione del personale.

Un po’ come i medici, anche i professionisti HR sono diversi tra loro:

• L’HR Operations Specialist? È il medico di base: si occupa delle attività quotidiane, garantisce che tutto funzioni, migliora i processi quando necessario e assicura un supporto costante ai dipendenti.
• L’HR Generalist? È il medico internista: conosce un po’ di tutto e ha una visione a 360 gradi, senza entrare necessariamente nel dettaglio operativo di ogni pratica.
• L’HR Manager? È lo specialista: strategia, decisioni, visione d’insieme. Coordina le attività tra i vari dipartimenti e indica la direzione da seguire.

Cosa potrebbe fare un HR Operations Specialist nella pratica

Continua a leggere per saperne di più! 😉

Attività legate alla Talent Acquisition

• Stesura di lettere di offerta e contratti o lettere di assunzione (attenzione: questi ultimi due NON sono la stessa cosa!).
• Supporto nella revisione delle job description, dei piani di formazione e delle comunicazioni di presentazione dei nuovi assunti.
• Ottimizzazione del processo di inserimento dei dipendenti, per garantire una transizione fluida nel nuovo contesto aziendale e migliorare l’esperienza del candidato.

Amministrazione HR

• Preparazione di reportistica per l’HR Manager.
• Gestione di presenze e assenze, talvolta anche per impiegati in più Paesi.
• Comunicazione mensile dei dati da includere nel cedolino e aggiornamento delle anagrafiche dei dipendenti.
• Verifica dell’allineamento tra gestionale HR e sistema di elaborazione dei cedolini.
• Aggiornamento delle procedure interne.
• Dichiarazioni annuali in collaborazione con l’azienda fornitrice di servizi di amministrazione del personale (es. gestione disabilità secondo la Legge 68/1999).
• Gestione delle pratiche HR (anticipi TFR, cessioni del quinto, supervisione dei pagamenti periodici ai fondi sanitari e pensionistici, formazione) e della PEC del dipartimento HR.

Gestione della conoscenza

• Creazione di materiali a supporto della formazione dei dipendenti sui gestionali aziendali.
• Implementazione, in team, di nuovi sistemi (per l’elaborazione delle buste paga ad esempio).

Organizzazione eventi e comunicazione

• Gestione delle comunicazioni interne e dei contenuti HR sulla Intranet aziendale, assicurando facilità di consultazione e aggiornamento.
• Organizzazione di eventi aziendali in presenza e online (es. giornate di volontariato).
• Collaborazione alla realizzazione di materiali brandizzati, coordinamento dei lanci di nuovi servizi o tool HR e traduzioni.

Benefici, fatture e formazione

• Gestione delle campagne benefit annuali e delle relative piattaforme.
• Organizzazione di corsi di formazione in collaborazione con HR Manager e fornitori esterni.
• Pianificazione e conduzione di sessioni di training sulle funzionalità dei sistemi HRIS.
• Verifica delle fatture per il team interno di Finanza.

E probabilmente molto altro ancora!

In pratica, potrei dire che, mentre i recruiter sono i “detective” del talento, noi HR Operations siamo i “piloti del quotidiano”: ci assicuriamo che tutto funzioni come dovrebbe dietro le quinte, così che l’azienda possa muoversi senza intoppi.

Di conseguenza, la prossima volta che qualcuno esclamerà “Dai, assumimi!”, sappiate che la risposta è No: io faccio in modo che il vostro inserimento in azienda e i giorni a venire filino lisci come l’olio, così da renderli piacevoli o almeno sopportabili. Perché essere un HR Operations Specialist non significa solo sedersi dietro una scrivania a compilare fogli (digitali, tra l’altro!). Significa “sporcarsi le mani” con attività di aree HR diverse, imparando continuamente. Il rovescio della medaglia? Saper dosare bene le energie e imparare a rimandare a domani ciò che non è urgente, per evitare di esaurirsi.

👉 Hai domande sul mondo delle HR Operations? Scrivile nei commenti!

Valentina
HR.4.YOU